Officine e IA, il registro per rispettare l’AI Act

L’AI Act impone anche alle officine di sapere quali strumenti di intelligenza artificiale utilizzano e chi ne verifica i risultati.

Cosa comunicare al cliente

Il passaggio più delicato avviene quando un sistema suggerisce una possibile causa del guasto. Secondo LAUNCH, l’intelligenza artificiale «può analizzare, ordinare, correlare e suggerire», ma la valutazione conclusiva rimane affidata al tecnico. Al cliente si può quindi spiegare che il software ha indicato alcune ipotesi, poi controllate durante l’intervento.

La stessa chiarezza serve per gli assistenti automatici che gestiscono richieste e appuntamenti tramite il sito o WhatsApp. L’utente deve sapere di non parlare con una persona, perché gli obblighi di trasparenza previsti dall’articolo 50 si applicano dal 2 agosto 2026.

La tabella da compilare

Il primo documento utile può essere una scheda di una pagina, preparata dal titolare insieme a capofficina, accettatore e responsabile del magazzino. Per ogni applicazione vanno indicati il nome del programma, la funzione che utilizza l’IA, l’azienda che lo fornisce e i riferimenti alle condizioni contrattuali o alle istruzioni operative.

Una colonna deve chiarire il rapporto tra il risultato automatico e la decisione aziendale: il sistema offre un suggerimento, propone un importo modificabile oppure invia autonomamente comunicazioni ai clienti? L’ultima voce deve riportare il nominativo della persona incaricata di controllare l’output e di interromperne l’utilizzo quando emergono errori.

Chi utilizza e chi sviluppa

Nel regolamento europeo, il fornitore è il soggetto che realizza un sistema e lo porta sul mercato. L’officina che adopera un programma diagnostico, un gestionale per i preventivi o una piattaforma per i clienti è invece, nella situazione più comune, l’utilizzatore professionale del sistema.

Il ruolo può cambiare se l’azienda distribuisce lo strumento con il proprio marchio, lo mette a disposizione di una rete affiliata oppure lo modifica in modo sostanziale usando i propri dati. Anche l’impiego al di fuori delle istruzioni ricevute richiede una verifica specifica. In questi casi DEKRA suggerisce di chiedere un parere, perché gli obblighi del fornitore sono più ampi.

Gli strumenti già presenti

L’IA è spesso arrivata in officina senza una decisione formale. Può trovarsi nello scanner che ordina le cause di un codice di errore, nel programma che prepara un preventivo partendo dalla targa o nel sistema che seleziona i clienti da ricontattare per la manutenzione.

LAUNCH ha spiegato di addestrare le funzioni diagnostiche su dati raccolti in modo strutturato dal 2015 e su «decine di milioni di record diagnostici». Per l’azienda, nelle condizioni più favorevoli, il tempo risparmiato può oscillare tra il 40% e l’80%. Proprio per questo è utile registrare anche gli sbagli ricorrenti: un catalogo ricambi, per esempio, può proporre con frequenza l’equivalente errato per determinate famiglie di prodotti.

Formazione e controlli interni

L’articolo 4 del regolamento, nella versione aggiornata dal Regolamento (UE) 2026/1744, chiede a fornitori e utilizzatori di adottare misure per aumentare la preparazione del personale che lavora con questi sistemi. La formazione deve considerare competenze tecniche, esperienza, mansioni e modalità d’impiego, senza pretendere lo stesso livello di conoscenza da ogni dipendente.

Non è richiesto un attestato specifico. Le indicazioni della Commissione europea consentono di conservare un registro interno con data, argomento e partecipanti. Una breve riunione per imparare a interpretare la probabilità associata a un guasto può affiancare un corso organizzato dal fornitore del gestionale. Da agosto 2026 le autorità nazionali hanno avviato la supervisione su questo obbligo.

Quando serve maggiore attenzione

La presenza dell’intelligenza artificiale nella tabella non significa automaticamente che il sistema sia classificato ad alto rischio. La categoria comprende casi definiti dal regolamento, tra cui alcuni sistemi Adas collegati a funzioni di sicurezza e le applicazioni indicate nell’Allegato III.

Un programma diagnostico o un modulo per elaborare preventivi non rientra invece in quella categoria soltanto perché viene usato da un’autoriparazione indipendente. Restano comunque necessari controllo umano, istruzioni chiare e una registrazione delle anomalie riscontrate.

Parole comuni per lavorare meglio

Termini come utilizzatore professionale, controllo umano, allucinazione e distorsione dei dati possono essere interpretati diversamente da venditore, tecnico e cliente. Un glossario condiviso riduce il rischio che la stessa procedura venga applicata in modi differenti.

L’Associazione Italiana Professionisti dell’Intelligenza Artificiale mette a disposizione un glossario con definizioni organizzate per argomento, comprese le sezioni dedicate all’etica e alle norme europee. L’officina può scegliere le cinque o sei voci presenti nella propria scheda e discuterle durante la formazione interna.