Lavoro, 18 documenti su 20 possono essere digitalizzati

Sono 18 su 20 i documenti del rapporto di lavoro che possono essere gestiti in formato digitale. Le indicazioni arrivano dall’approfondimento della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, pubblicato dopo la risposta a interpello n. 2 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 30 settembre.

Quali documenti possono passare online

La digitalizzazione può riguardare diversi atti collegati all’assunzione e alla gestione del rapporto. Tra questi rientrano la lettera di assunzione, l’informativa sulla previdenza complementare, il patto di non concorrenza e i consensi relativi alla privacy.

La guida prende in esame anche i documenti consegnati durante il rapporto e quelli utilizzati nella fase di cessazione, specificando per ciascuno quando il formato elettronico è sufficiente e quando, invece, occorrono ulteriori garanzie.

Restano alcune precauzioni per le comunicazioni su salute e sicurezza. Le informazioni devono essere formulate in modo comprensibile; nel caso di lavoratori stranieri è necessario verificare prima che la lingua utilizzata sia stata compresa.

Il codice disciplinare resta affisso

Il codice disciplinare non può essere sostituito dalla sola pubblicazione digitale. La legge impone infatti che sia esposto in un luogo accessibile a tutti i lavoratori, anche se l’azienda può renderlo disponibile in aggiunta sulla propria piattaforma interna.

Secondo la Fondazione Studi, il quadro normativo non è cambiato per effetto dell’interpello. Le regole già consentono di amministrare digitalmente i documenti del lavoro, a condizione che il sistema garantisca identificazione, tracciabilità, accessibilità e conservazione corretta delle prove.

Accesso e firma del lavoratore

La distinzione principale riguarda il contenuto dell’atto. Per i documenti con funzione esclusivamente informativa, quando non sono previste modalità obbligatorie di consegna, può bastare l’accesso dell’utente attraverso CIE o SPID.

Se invece al lavoratore viene chiesto di dichiarare qualcosa o di compiere una scelta, è necessaria una firma elettronica adeguata oppure una procedura conforme al Codice dell’amministrazione digitale.

La piattaforma aziendale, quindi, non deve limitarsi a conservare file. Deve permettere di ricostruire la formazione del documento, la versione resa disponibile, il destinatario e il momento dell’accesso. Nell’approfondimento si sottolinea che «la piattaforma non costituisce un mero archivio», ma lo strumento con cui l’adempimento viene realizzato e documentato.

La validità del processo dipende anche dalla stabilità dei contenuti, dalla possibilità di riprodurre i documenti e dalla riconducibilità delle dichiarazioni al lavoratore quando è richiesta una sua manifestazione di volontà.